Cea mai importanta caracteristica a unui spatiu de birou este functionalitatea acestuia

Produsul de baza al oricarei activitati de birou este documentul. Ca oricare alt produs, si documentul are un ciclu de viata, ce cuprinde urmatoarele etape: creatie, imprimare, finisare,  distributie, arhivare si distrugere. Pentru realizarea acestui ciclu, este necesar ca biroul nostru sa fie dotat cu diverse echipamente hardware si însotite de solutii software.

Alegerea echipamentelor de birou si a software-ului necesita o examinare atenta a nevoilor Dvs. Trebuie luati tn considerare mai multi factori, cum ar fi numarul de utilizatori si volumul de utilizare, nevoile specifice ale diferitelor departamente ale companiei (vânzari, operatiuni, finante), fluxul documentelor, controlul costurilor de printare, modul în care doriti sa pastrati documentele, pastrarea confidentialitatii informatiei, etc.

În continuare va oferim câteva sfaturi practice privind modul în care puteti alege echipamentele si aplicatiile software necesare desfasurarii activitatii în conditii optime:

Nota:

•     fie ca achizitionati un echipament, sau un produs software,  asigurati-va ca beneficiati de suport tehnic ulterior vânzarii!
•     Produsele si solutiile software trebuie achizitionate din surse autorizate si însotite de licente!

1.   Crearea documentelor:

Echipamente necesare

•     Desktop PC - este de preferat daca afacerea dumneavoastra nu presupune lucrul în afara biroului; pretul unui desktop PC este ceva mai redus decât cel al unui laptop cu performante asemanatoare;  
•     Laptop - de preferat daca afacerea dumneavoastra implica si calatorii frecvente; laptopul va permite sa lucrati atunci când sunteti în deplasare, si poate functiona la fel ca un desktop atunci când sunteti la birou.

Cele mai importante caracteristici pe care trebuie sa le urmariti la alegerea unui PC Desktop sau Laptop sunt:

•     Brand-ul: este de obicei garantia fiabilitatii, ferindu-va de defectiuni dese;
•     Procesorul: da puterea de calcul a sistemului contribuind în mod activ la viteza de rulare a aplicatiilor rulate;
•     Discurile de stocare (HDD): este bine sa optati pentru sisteme cu 2 discuri în configuratie RAID 1 (functionare în “oglinda”) pentru protectia datelor (în cazul în care se defecteaza un disc, va ramane o copie integrala a documentelor pe cel de-al doilea disc).
•     Memoria RAM: trebuie adaptata aplicatiilor care ruleaza pe computer. Un sistem cu memorie RAM insuficenta determina folosirea în exces a discului si încarcarea aplicatiilor în memorie foarte lent.

Software necesar:

•     Sistem de operare
•     Aplicatii Office
•     Antivirus si/sau antispam
•     Alte aplicatii specifice afacerii dumneavoastra

Este bine sa achizitionati sistemul de operare, Office si antivirus împreuna cu calculatorul pentru ca licentele OEM, achizitionate cu un sistem de calcul nou, au pretul mai redus decât variantele RETAIL, ce se pot achizitiona ulterior.

2.   Imprimarea / multiplicarea documentelor

S-a constatat ca între doua documente cu continut identic îl alegem pe acela cu impact vizual mai mare (calitate buna a imprimarii, culoare, hârtie de calitate). De aceea, alegerea corecta a echipamentelor pentru imprimarea si multiplicarea documentelor este deosebit de importanta si are influenta directa asupra afacerii Dvs.

Cele mai raspândite tehnologii de formare si imprimare pe hârtie a imaginii sunt:

•     Laser -  recomandata în mediile de lucru profesionale, unde viteza si volumul de printare sunt importante; calitatea buna a imprimarii alb negru sau color (text, grafice, desene, fotografii, s.a.m.d.);
•     Gel, Jet de cerneala - recomandate unor medii de lucru mai putin solicitante; calitate buna  a imprimarii alb negru sau color (text, grafice, desene, fotografii...);
•     Matriciale -  recomanadate pentru tiparirea textelor, cum ar fi facturile fiscale;
•     Cerneala si matrita - recomandata pentru tiparirea la volum mare a unui document (tipizate, carti, cursuri) si nu necesita hârtie de calitate;

Echipamente:

Câteva criterii de alegere: - volumul de lucru, tipul si formatul de hârtie folosite (A4, A3, letter, etc.), viteza de tiparire, printare alb negru sau color, lucrul în retea, costul exploatarii.

Imprimanta - aceasta poate fi utilizata local (de catre un singur utilizator, de exemplu atunci când ne desfasuram activitatea într-un compartiment ce vehiculeaza documente confidentiale) sau în retea (utilizata de catre mai multi utilizatori);

Echipament multifunctional - recomandat pentru lucrul de acasa (spatiu de lucru limitat) sau pentru lucrul în cadrul departamentelor; în functie de nevoi, aceste echipamente pot îngloba doua sau mai multe functii, si anume: imprimanta, copiator, scanner si/sau fax. Datorita programelor  ce însotesc aceste echipamente, atât costurile exploatarii cât si securitatea documentelor printate sunt asigurate;

Multiplicator digital cu matrita si cerneala - recomandat pentru lucrari de tipografie; se pot executa la costuri extrem de reduse, carti, manuale, tipizate, etc.

3.    Finisarea documentelor - modul în care sunt realizate documentele  poate imbunatati într-un mod spectaculos impactul acestora asupra celor carora se adreseaza. De cele mai multe ori, între doua documente, cu continut identic, îl alegem pe cel a carui prezentare este mai interesanta (calitatea imprimarii, prezenta culorii, modul de îndosariere, legarea documentelor, etc).

4.   Distributia electronica (e-mail) a documentelor si informatiilor - pentru transmiterea documentelor si informatiilor confidentiale, importante, puteti utiliza o sumedenie de solutii software. Informatia poate fi criptata, securizata, astfel încât numai destinatarul acesteia va putea avea acces. De asemenea, puteti limita accesul angajatilor dumneavoastra (expeditie, editare, salvare si imprimare), atunci când acestia lucreaza cu informatii confidentiale.

5.    Procesarea automata a formularelor - este esentiala pentru companiile care prelucreaza volume mari de documente tipizate. Cu procesarea automata a formularelor, costurile scad iar viteza creste. Pe lânga acestea, procesarea automata a documentelor tipizate creste calitatea activitatii de procesare. Documentele pot fi atât electronice (fax, email, web), dar si pe hârtie completata de mâna sau tiparita.

6.    Arhivarea documentelor - în zilele noastre, afacerile au nevoie de memorarea si stocarea  documentelor - din motive legale sau din alte motive la fel de importante. Arhivarea manuala înseamna consum de timp si uneori nu este foarte sigura. Într-o companie competitiva timpul este esential si nu poate fi pierdut cu arhivarea si stocarea de date. Arhivând electronic documentele cu ajutorul soft-urilor dedicate se pot obtine arhive digitale într-un timp foarte scurt, fara efort si cu maxima acuratete. De asemenea cautarea în arhiva astfel obtinuta se face extrem de usor.

7.    Distrugerea documentelor - documentele al caror ciclu de viata s-a încheiat pot contine informatii importante despre Dvs. sau despre companie. Frauda de identitate este o infractiune cu rata continua de crestere. Prin distrugerea tuturor datelor confidentiale înainte de a le arunca, reduceti în mod semnificativ sansele ca organizatia Dvs, clientii sau colegii sa devina victime.

8.   Controlul costurilor de exploatare - o solutie server-based de management al printurilor si contabilizare a costurilor. Monitorizeaza numarul de copii, printuri, faxuri si scanari a user-ilor pe departamente, grupuri sau organizatii. Documentele pot fi directionate spre diverse printere din retea pe baza unor reguli definite de administrator cum ar fi costuri sau volume de lucru. Monitorizeaza starea întregului parc de echipamente multifunctionale din retea ajutând astfel la controlul costurilor printarii si a hardware-ului de pe departamente.